Ny i styret i sameiet? Slik kommer dere i gang med SmartOrg

Når et nytt styre tar over i et sameie, er det viktig å få oversikt over tilganger, seksjonseiere, økonomi, felleskostnader, dokumenter og løpende oppgaver. Denne veiledningen viser hvilke steg dere bør gå gjennom i SmartOrg-portalen for å komme godt i gang.

Artikkelen passer for deg som nylig er valgt inn som styremedlem, styreleder, økonomiansvarlig eller administrator i et sameie.

1. Kontroller hvem som har tilgang til portalen

Start med å sjekke at riktig styre har tilgang til SmartOrg. Personer som ikke lenger sitter i styret, bør fjernes eller få justert tilgangen sin.

Det er også viktig at nye styremedlemmer får riktig rolle i portalen. Dette bør avklares med tidligere styre, slik at styreleder, økonomiansvarlig og øvrige styremedlemmer får tilgangene de faktisk trenger.

Slik gjør dere det:

1. Logg inn i SmartOrg-portalen.
2. Gå til Innstillinger → Generelt → Roller og ansvar.
3. Kontroller at riktige personer står oppført under styremedlemmer, godkjennere og ansvar.
4. Legg til nye styremedlemmer eller andre roller ved behov.
5. Fjern tidligere styremedlemmer eller personer som ikke lenger skal ha ansvar.
6. Kontroller at nye styremedlemmer også har riktig tilgang i brukerlisten. Styreleder bør normalt ha rollen Admin, mens resten av styret ofte har rollen Manager.

Det er lurt at minst to personer i styret har god kjennskap til portalen. Da blir sameiet mindre sårbart dersom én person slutter, flytter eller ikke er tilgjengelig.

2. Gå gjennom brukerlisten

Brukerlisten bør være noe av det første det nye styret går gjennom etter årsmøtet. I et sameie er dette grunnlaget for hvem styret kan kontakte, hvem som skal motta informasjon, og hvem som er knyttet til de ulike seksjonene.

Hvis listen ikke er oppdatert, kan viktige beskjeder sendes til feil personer. Nye seksjonseiere kan mangle tilgang, tidligere eiere kan fortsatt stå registrert, og styret kan få problemer med innkallinger, informasjon og betalingsoppfølging.

Slik bør dere gjøre det:

1. Kontroller at seksjonseiere og kontaktpersoner har riktig navn, e-postadresse og telefonnummer.
2. Sjekk at brukerne er knyttet til riktig seksjon eller boenhet.
3. Se etter manglende eller utdatert kontaktinformasjon.
4. Fjern eller oppdater tidligere eiere, beboere eller kontaktpersoner som ikke lenger skal stå registrert.
5. Legg inn nye seksjonseiere der det har vært eierskifte.
6. Kontroller at nye styremedlemmer ligger inne med korrekt kontaktinformasjon.

3. Sjekk felleskostnader og utestående betalinger

Når brukerlisten er kontrollert, bør det nye styret gå gjennom felleskostnader og eventuelle utestående betalinger. Dette bør gjøres før nye krav sendes ut.

Felleskostnadene som ligger i SmartOrg, bør stemme med det som er vedtatt i sameiet, budsjettet og eventuelle fordelingsnøkler. Dersom årsmøtet eller styret har vedtatt endringer i felleskostnadene, bør dette oppdateres før nye krav sendes ut.

Slik bør dere gjøre det:

1. Gå til Felleskostnader i SmartOrg-portalen.
2. Kontroller hvilke beløp som ligger inne.
3. Sjekk at beløpene gjelder riktig periode.
4. Kontroller at kravene er knyttet til riktige seksjoner eller brukere.
5. Se over seksjonseiere med utestående betalinger.
6. Følg opp ubetalte krav med purring eller annen betalingsoppfølging.
7. Vurder videre oppfølging dersom krav fortsatt ikke betales.

4. Få oversikt over økonomien

Etter årsmøtet bør det nye styret raskt få oversikt over økonomien i portalen. Dette er spesielt viktig dersom sameiet har fått ny styreleder, økonomiansvarlig eller kasserer.

Start med å kontrollere bankkonto og betalingsoppsett. Gå deretter gjennom åpne krav, ubetalte fakturaer, innbetalinger, utlegg og bilag. Dersom årsmøtet har vedtatt nytt budsjett eller endrede felleskostnader, bør dette også følges opp i portalen.

Styret bør særlig sjekke:

• at riktig bankkonto og betalingsoppsett er registrert
• om felleskostnader eller andre krav må sendes ut
• om det finnes åpne eller forfalte fakturaer
• om innbetalinger, utlegg og bilag er fulgt opp
• at budsjettet stemmer med vedtakene fra årsmøtet
• om årsregnskap, revisjon eller rapportering krever videre oppfølging
• om leverandøravtaler, forsikringer eller vedlikeholdskostnader må gjennomgås

Dersom noe er uklart, bør økonomien gjennomgås sammen i styret. Ved behov kan support kontaktes for veiledning i bruk av økonomifunksjonene i portalen.

5. Rydd i dokumentbiblioteket

Dokumentbiblioteket bør være stedet der styret finner viktige dokumenter. Når nytt styre tar over, bør dere kontrollere at sentrale dokumenter ligger tilgjengelig.

Dokumenter som bør ligge i portalen:

1. Vedtekter
2. Protokoll fra siste årsmøte
3. Tidligere styreprotokoller
4. Årsregnskap
5. Budsjett
6. Forsikringsdokumenter
7. Leverandøravtaler
8. Vedlikeholdsplaner
9. Husordensregler
10. Brann- og HMS-dokumentasjon
11. Rutiner og interne retningslinjer

Lag gjerne en enkel mappestruktur som gjør det lett for nye styremedlemmer å finne frem senere.

6. Sett opp første styremøte

Det nye styret bør ha et oppstartsmøte kort tid etter årsmøtet. Møtet kan opprettes i møtemodulen i SmartOrg.

Forslag til agenda:

1. Konstituering og rollefordeling
2. Gjennomgang av tilganger i SmartOrg
3. Status på brukerlisten
4. Status på felleskostnader og betalinger
5. Gjennomgang av økonomi og budsjett
6. Gjennomgang av dokumentbibliotek
7. Status på vedlikehold og leverandøravtaler
8. Plan for kommunikasjon med seksjonseiere og beboere
9. Fordeling av oppgaver fremover

7. Lag oppgaver i årshjulet

Årshjulet kan brukes til å planlegge faste oppgaver gjennom året. Dette gir styret bedre oversikt over frister, ansvar og gjentakende oppgaver.

Eksempler på oppgaver dere kan legge inn:

1. Sende ut felleskostnader
2. Følge opp ubetalte krav
3. Planlegge årsmøte
4. Forberede budsjett
5. Ferdigstille årsregnskap
6. Oppdatere brukerlisten
7. Følge opp vedlikehold
8. Kontrollere forsikringer og avtaler
9. Sende informasjon til seksjonseiere og beboere
10. Gå gjennom brann- og HMS-rutiner

Legg gjerne inn ansvarlig person og frist på hver oppgave. Da blir det tydeligere hvem som følger opp hva, og det blir enklere for neste styre å overta arbeidet.