Ny i styret? Slik kommer dere i gang med SmartOrg

Når et nytt styre tar over i en forening eller velforening, er det viktig å få oversikt over medlemmer, økonomi, dokumenter, oppgaver og tidligere styrearbeid. Denne veiledningen viser hvilke steg dere bør gå gjennom i SmartOrg-portalen for å komme godt i gang.

Artikkelen passer for deg som nylig er valgt inn som styremedlem, styreleder, kasserer eller administrator.

1. Kontroller hvem som har tilgang til portalen

Start med å sjekke at riktig styre har tilgang til SmartOrg. Personer som ikke lenger sitter i styret, bør fjernes eller få justert tilgangen sin.

Det er også viktig at nye styremedlemmer får tildelt riktig rolle i portalen. Dette bør avklares med tidligere styre, slik at styreleder, kasserer og øvrige styremedlemmer får tilgangene de faktisk trenger.

Slik gjør dere det:

1. Logg inn i SmartOrg-portalen.
2. Gå til Innstillinger -> Generelt -> Roller og ansvar som vist i skjermbildet under.
   
3. Kontroller at riktige personer står oppført under Styremedlemmer, Godkjennere og Ansvar.
4. Bruk pluss-knappen for å legge til nye styremedlemmer eller andre roller.
5. Trykk på det blå navnet for å endre hvem som sitter med rollen. Der kan du velge korrekt medlem fra medlemslisten.
6. Fjern tidligere styremedlemmer eller personer som ikke lenger skal ha ansvar, ved å trykke på den røde søppelkassen.
7. Kontroller at de nye styremedlemmene også har riktig tilgang i medlemslisten. Styreleder bør normalt ha rollen Admin, mens resten av styret ofte har rollen Manager. Endring av tilgangsrolle gjørs fra medlemsprofilen som du finner ved å trykke på medlemmet i medlemslisten. 

Det er lurt at minst to personer i styret har god kjennskap til portalen. Da blir dere mindre sårbare dersom én person slutter eller ikke er tilgjengelig.

2. Gå gjennom medlemsregisteret

Medlemsregisteret bør være noe av det første det nye styret går gjennom etter årsmøtet. Registeret avgjør hvem styret kan kontakte, hvem som regnes som aktive medlemmer, og hvem som skal motta informasjon og kontingentkrav.

Hvis registeret ikke er oppdatert, kan viktige beskjeder sendes til feil personer, nye medlemmer bli utelatt, og tidligere medlemmer fortsatt stå som aktive.

Slik bør dere gjøre det:

1. Kontroller at aktive medlemmer har riktig navn, e-postadresse og telefonnummer.
2. Se etter medlemmer med manglende eller utdatert kontaktinformasjon. Disse kan gå glipp av innkallinger, dugnadsinformasjon, kontingentkrav og andre viktige beskjeder fra styret.
3. Fjern eller meld ut personer som ikke lenger skal være medlemmer, for eksempel tidligere beboere, gamle medlemmer eller personer som ikke lenger har tilknytning til foreningen eller velforeningen.
4. Kontroller at nye medlemmer er lagt inn riktig, og at medlemmer ligger med riktig medlemstype dersom foreningen bruker ulike medlemstyper eller kontingenter.
5. Kontroller også at nye styremedlemmer ligger riktig registrert med korrekt kontaktinformasjon. Dette gjør det enklere å gi dem riktig rolle og tilgang i portalen.

3. Sjekk kontingent og utestående betalinger

Når medlemsregisteret er kontrollert, bør det nye styret gå gjennom kontingenten og eventuelle utestående betalinger. Dette bør gjøres før nye kontingentkrav sendes ut.

Kontingenten som ligger i SmartOrg, bør stemme med det som er vedtatt på årsmøtet eller det som står i vedtektene. Dersom årsmøtet har vedtatt nytt kontingentbeløp for inneværende år eller neste år, må dette oppdateres i portalen før kravene sendes ut.

Slik bør dere gjøre det:

1. Gå til Kontingent i SmartOrg-portalen.
2. Kontroller hvilket kontingentbeløp som ligger inne.
3. Sammenlign beløpet med årsmøteprotokollen eller vedtektene.
4. Sjekk at kontingenten gjelder riktig periode, for eksempel inneværende år eller neste medlemsår.
5. Kontroller at riktig kontingent er koblet til riktig medlemstype dersom foreningen bruker ulike kontingenter.
6. Se over medlemmer som har utestående betalinger.
7. Følg opp medlemmer som ikke har betalt, for eksempel med purring eller annen betalingsoppfølging.
8. Medlemmer som ikke betaler etter purring, bør følges opp etter foreningens egne rutiner og eventuelt meldes ut dersom vedtektene åpner for det. I portalen kan dere blant annet bestille inkasso dersom det ligger grunnlag for det.

4. Få oversikt over økonomien

Etter årsmøtet bør det nye styret raskt få oversikt over økonomien i portalen. Dette er spesielt viktig dersom det er valgt ny kasserer eller økonomiansvarlig.

Start med å kontrollere at bankkonto, betalingsoppsett og fakturainnstillinger stemmer. Gå deretter gjennom åpne krav, ubetalte fakturaer, innbetalinger, utlegg og bilag. Dersom årsmøtet har vedtatt nytt budsjett eller endret medlemskontingent, bør dette også oppdateres før nye krav sendes ut.

Styret bør særlig sjekke:

• at riktig bankkonto og betalingsoppsett er registrert
• om kontingentkrav eller andre fakturaer må sendes ut
• om det finnes åpne eller forfalte fakturaer
• om innbetalinger, utlegg og bilag er fulgt opp
• at budsjettet stemmer med vedtakene fra årsmøtet
• om årsregnskap, årsberetning eller revisjon krever videre oppfølging

Dersom noe er uklart, bør økonomien gjennomgås sammen i styret. Ved behov kan support kontaktes for veiledning i bruk av økonomifunksjonene i portalen.

5. Rydd i dokumentbiblioteket

Dokumentbiblioteket bør være stedet der styret finner viktige dokumenter. Når nytt styre tar over, bør dere kontrollere at sentrale dokumenter ligger tilgjengelig.

Dokumenter som bør ligge i portalen:

1. Vedtekter.
2. Protokoll fra siste årsmøte.
3. Tidligere styreprotokoller.
4. Årsregnskap.
5. Budsjett.
6. Avtaler.
7. Forsikringer.
8. Rutiner og interne retningslinjer.
9. Eventuelle tilskuddsdokumenter eller rapporter.

Lag gjerne en enkel mappestruktur som gjør det lett for nye styremedlemmer å finne frem senere.

6. Sett opp første styremøte

Det nye styret bør ha et oppstartsmøte kort tid etter årsmøtet. Møtet kan opprettes i møtemodulen i SmartOrg.

Forslag til agenda:

1. Konstituering og rollefordeling.
2. Gjennomgang av tilganger i SmartOrg.
3. Status på medlemsregister.
4. Status på kontingent og betalinger.
5. Gjennomgang av økonomi og budsjett.
6. Gjennomgang av dokumentbibliotek.
7. Plan for kommunikasjon med medlemmer.
8. Fordeling av oppgaver fremover.

Les gjerne vår veileder for møte-oppsett her.

7. Lag oppgaver i årshjulet

Årshjulet kan brukes til å planlegge faste oppgaver gjennom året. Dette gir styret bedre oversikt over frister og ansvar.

Eksempler på oppgaver dere kan legge inn:

1. Sende ut kontingent.
2. Følge opp ubetalte krav.
3. Planlegge årsmøte.
4. Forberede budsjett.
5. Ferdigstille årsregnskap.
6. Oppdatere medlemslisten.
7. Planlegge dugnad eller arrangement.
8. Følge opp avtaler eller leverandører.
9. Sende informasjon til medlemmene.

Legg gjerne inn ansvarlig person og frist på hver oppgave. Les gjerne vår veileder for årshjulet og oppgaver her.