Opprette og delegere oppgaver i Årshjulet

I portalens Årshjul-modul kan du opprette konkrete oppgaver, knytte dem til frister og delegere ansvaret til bestemte medlemmer.

Slik oppretter du en ny oppgave steg-for-steg:

1. Gå til navigasjonsmenyen på venstre side av skjermen og trykk på menypunktet «Årshjul» (markert med et kalender-ikon).

2. Øverst til høyre i Årshjul-oversikten, rett over filtreringsmenyen, finner du en hvit knapp med blå tekst og et pluss-tegn: «+ Legg til oppgave». Trykk på denne knappen.
   
   
   

3. Et nytt vindu med tittelen «Ny oppgave» åpnes. Start med å fylle inn et kort og beskrivende navn i tekstfeltet for «Tittel» (for eksempel «Snømåking av parkeringsplassen»).

4. I det større tekstfeltet under, kalt «Beskrivelse», skriver du inn utfyllende informasjon om hva oppgaven innebærer.

5. Finn deretter feltet «Ansvarlig» og velg "Endre mottaker". Når du klikker i tekstboksen som sier «Søk i medlemsliste...», vil det dukke opp en nedtrekksliste som viser navn og e-postadresse på foreningens medlemmer. Trykk på den personen som skal ha ansvaret for oppgaven eller søk etter navn på vedkommende.
   
   

6. Sett en frist ved å klikke i feltet «Frist» og velg ønsket dato fra kalenderen som dukker opp.

7. Under dato-feltet finner du en avkrysningsboks med teksten «Varsle ansvarlig på epost». Huk av i denne boksen (slik at den får en blå hake) dersom du ønsker at systemet skal sende en e-post til personen om at de har blitt tildelt oppgaven.

8. Avslutt ved å trykke på den blå «Lagre»-knappen nederst til venstre i vinduet.

Finne, redigere og fullføre oppgaver

• Slik finner du oppgavene: Gå til Årshjul-oversikten. På høyre side ser du en filtreringsmeny kalt «Kategorier». For at oppgaver skal vises i tidslinjen, må du sørge for at avkrysningsboksen ved siden av «Oppgaver» er markert med en hake. Trykk på selve raden til oppgaven i tidslinjen for å utvide den og lese beskrivelsen.

• Slik redigerer du: I den utvidede visningen av oppgaven finner du et rundt, blått ikon med en hvit blyant inni (plassert på høyre side). Trykk på dette ikonet for å åpne redigeringsvinduet der du kan endre tittel, beskrivelse, frist eller hvem som er ansvarlig.

• Slik markerer du oppgaven som fullført: Når arbeidet er gjort, utvider du oppgaven i oversikten. Nederst til høyre i oppgaveboksen finner du en knapp med et avkrysningstegn og teksten «Marker som utført». Trykk på denne knappen for å oppdatere statusen.

Når oppgaven er markert som utført, ser den slik ut i portalen.

Sende påminnelse til ansvarlig

Dersom fristen nærmer seg, kan administratorer sende en påminnelse direkte fra systemet til personen som er ansvarlig for oppgaven.

1. Finn oppgaven i Årshjul-oversikten og trykk på raden for å utvide detaljene.

2. Under beskrivelsen og statusen finner du en lilla knapp med hvit tekst: «Send påminnelse til ansvarlig». Trykk på denne.
   
   

3. Et nytt vindu med tittelen «Send påminnelse for oppgave» åpnes.

4. Huk av i boksen «Send som SMS» (slik at den får en lilla hake) hvis du ønsker å sende varselet som tekstmelding. Dersom boksen står tom, vil påminnelsen automatisk bli sendt som e-post.

5. I det store tekstfeltet under «Tekst som inkluderes i melding» kan du redigere selve budskapet. Systemet inkluderer automatisk en lenke til selve oppgaven.

6. Trykk på den blå «Send»-knappen nederst til venstre for å sende ut påminnelsen.