Registrere ny inngående faktura
Når foreningen eller sameiet mottar en regning fra en leverandør, registrerer dere denne i Økonomi-modulen under "inngående faktura". En stor fordel med dette er at fakturaen automatisk registreres som en utgift i foreningens regnskap (og under fanen Utgifter).
PS: om dere har tilleggstjenesten PLUSS, registreres inngående faktura automatisk i portalen via organisasjonens fakturamottak. Da må dere kun godkjenne faktura før vi utbetaler den for dere.
Slik går du frem:
-
Opprett ny inngående faktura:
Gå til Økonomi i hovedmenyen til venstre, og velg fanen Faktura inn i toppmenyen. Klikk deretter på knappen «+ Ny inngående faktura» til høyre på skjermen.
- Last opp selve regningen (bilaget):
Først får du opp en boks hvor du skal legge inn selve fakturafilen. Du kan enten dra og slippe filen (for eksempel en PDF eller et bilde) direkte inn i boksen, eller trykke på den blå knappen «Last opp faktura» for å hente filen fra datamaskinen din. - Fyll inn fakturadetaljer:
Etter at filen er lastet opp, åpnes et veldig praktisk vindu: Du ser selve regningen på høyre side, og utfyllingsskjemaet på venstre side. Dette gjør det enkelt å bare skrive av informasjonen!
Fyll ut feltene på venstre side. Husk at felt markert med stjerne (*) er obligatoriske:-
Mottaker og bank: Søk etter Betalingsmottaker (Leverandør). Har dere fått regning herfra før, dukker de opp automatisk. Er det første gang, skriver du bare inn navnet - da lagres de som en ny leverandør til neste gang! Fyll også inn deres bankkonto.
-
Identifikasjon: Fyll inn Faktura nr. og KID nr. dersom regningen har dette.
-
Beskrivelse og beløp: Skriv en kort, beskrivende Tekst* for utgiften, og fyll inn Beløp* og riktig Forfallsdato*.
-
Regnskapsføring: Sjekk Bokføringsdato og velg hvilken Bokføringskonto* utgiften hører til (f.eks. vedlikehold, strøm e.l.). Legg også til eventuelt Prosjekt.
-
- Lagre som utkast:
Når alt er fylt ut, klikker du på den blå «Lagre»-knappen nederst til venstre. Fakturaen lagres nå foreløpig som et utkast - Se over og send til godkjenning (Viktig!)
Etter at du har trykket lagre, får du opp en oppsummering av fakturaen slik den er registrert.
-
Er alt riktig? Trykk på den blå knappen «Send til godkjenning» nederst til venstre. Det er først nå fakturaen sendes videre til behandling/betaling i
systemet.
-
Trenger du å endre noe? Trykk på det blå blyant-ikonet øverst til høyre for å redigere detaljene.
-
Vil du slette utkastet? Trykk på det lille, røde søppelbøtte-ikonet til høyre på skjermen.
Du kan også bruke knappene under "Bilag" til å se på eller laste ned selve regningen igjen dersom du trenger å dobbeltsjekke noe.
-
💡 Tips: Leverandøroversikt og reskontro som nevnt i steg 3 lagres helt nye leverandører automatisk i systemet når du registrerer dem. Dette sparer dere for tid ved neste faktura.
Ønsker du full oversikt over foreningens leverandørreskontro (hva som er fakturert, betalt til hver enkelt og utestående beløp), finner du dette ved å gå til Regnskap > Leverandører i hovedmenyen. (Merk: Denne spesifikke funksjonaliteten for leverandørreskontro krever at organisasjonen har tilleggstjenesten PRO Regnskap eller PLUSS).