Slik importerer du medlemslisten i portalen

Denne artikkelen forklarer hvordan du effektivt forbereder, vasker og importerer medlemsdata til SmartOrg, samt hvilke felt som kreves og hvor du laster opp filen.

Sammendrag

• Importer medlemslister som Excel eller CSV med én rad per medlem og kolonner for hvert datafelt.
• Obligatoriske felt: navn, e-post eller telefon, samt medlemstype hvis relevant.
• Valgfrie felt: adresse, postnummer, poststed, fødselsdato/år, medlemsnummer og egendefinerte felter.
• Last opp filen trygt via menyen "Medlemmer" i portalen eller ved å laste opp i en dokumentmappe og varsle support.

Forbered filen (Excel eller CSV)

1. Filformat: Bruk strukturert Excel- eller CSV-fil med kolonner for hvert datafelt.
2. Én rad per medlem: Hver rad i filen skal representere én person.
3. Navn:
   • Krever enten én kolonne med fullt navn eller to kolonner (fornavn og etternavn).
4. Kontaktinformasjon:
   • Minst én av e-post eller telefon må være til stede for funksjonelle medlemsprofiler.
   • E-post må være gyldig og unik per medlem.
   • Mobilnummer må være gyldig og unik per medlem.
5. Medlemstype:
   • Hvis dere har flere medlemstyper, inkluder en kolonne for dette.
   • For familie-/familiemedlemskap: adresser må være helt like, og familiemedlem skal ligge rett etter hovedmedlem i listen for at familien registreres riktig.
6. Valgfrie kolonner du kan inkludere:
   • Adresse
   • Postnummer (i eget felt) og Poststed (i eget felt)
   • Fødselsdato eller fødselsår
   • Medlemsnummer (unikt, inkrementelt)
   • Egendefinerte felt (tekst, tall eller valg/alternativ)

Opprette og bruke egendefinerte datafelt

• Hvis dere trenger egne datafelter utover standardfeltene, legg disse til som egne kolonner i importfilen. (Kolonnenavn skal samsvare med feltene dere oppretter i systemet.)

Datavasking og personvern

• Vask og kvalitetssikre data før import (f.eks. sikre gyldige e‑postadresser og konsistente adressefelt).
• Medlemslister er persondata; ved overføring anbefales det å bruke opplastingsfunksjonen under "Medlemmer" i portalen.
• Alternativ sikker overføring: last opp filen i en mappe under Dokumenter i SmartOrg-portalen og send en e‑post til support med forklaring om importfilen hvis den ikke er selvforklarende.

Hvordan importere i SmartOrg (trinnvis)

1. Forbered filen i Excel eller CSV med nødvendige kolonner og rader som beskrevet ovenfor.
2. Logg inn i SmartOrg-portalen og gå til menyen "Medlemmer".
3. Bruk opplastingsknappen for å laste opp filen direkte i portalen.
   • Alternativ: last opp filen i en mappe under Dokumenter og informer support via e‑post (support@smartorg.no) dersom du ønsker hjelp ved importen.
4. Bekreft at kolonnene i filen matches mot korrekte felter i SmartOrg (sørg for at e‑post/telefon og navn er riktig tilordnet).
5. Kjør importen og kontroller resultatet i medlemsoversikten.

Tips og vanlige feilkilder

• Sørg for at e‑postadresser er gyldige og unike; duplikater kan føre til feil i importen.
• Mobilnummer bør være i konsistent format og unike per medlem.
• For familiemedlemskap: pass på at adressefeltet er helt identisk for alle familiemedlemmer, og at familiemedlemmet står umiddelbart etter hovedmedlem i filen.
• Hvis importfilen ikke er selvforklarende, inkluder en kort beskrivelse når du laster opp eller når du kontakter support.

Hjelp og oppstartstøtte

• Ved behov for bistand kan dere avtale et oppstartsmøte for å finne optimal løsning og struktur for medlemsdata og import. Møte kan bookes på https://smartorg.no/demomote/.