Hva er et utlegg?
Et utlegg er når du bruker egne, private penger på noe som fellesskapet skal betale for, som for eksempel utstyr til fellesarealer eller kaffe til dugnaden. For å få pengene tilbakebetalt fra foreningen eller sameiet, må du registrere beløpet og legge ved den spesifiserte kvitteringen for kjøpet, slik at styret kan godkjenne og refundere deg.
Slik oppretter du utlegg i portalen
Opprettelse av utlegg gjøres i Utleggs-modulen i portalen.
For å opprette et utlegg, trykker du på den blå «Nytt utlegg» knappen som illustrert i skjermbildet.
-
Øverst ser du navnet på den som skal ha pengene tilbake (f.eks. "Hans Hansen"). Hvis du registrerer et utlegg på vegne av en annen beboer eller et annet styremedlem, klikker du på knappen «Endre mottaker», hvor du får muligheten til å søke etter medlemmer i organisasjonen. (se skjermbildet).
- I feltet "Tekst" skriver du en kort forklaring på hva du har kjøpt, for eksempel "Maling til sykkelskur" eller "Kaffe og boller til vårdugnad". Dette feltet er obligatorisk.
- Velg Prosjekt og Bokføringskonto: Bruk nedtrekksmenyene til å kategorisere utgiften. Velg riktig prosjekt (om du er usikker bruk "Generell drift") og hvilken regnskapskonto utgiften tilhører (f.eks. vedlikehold, driftskostnader e.l.). Er du usikker på hvilken konto du skal velge, kan du spørre kasserer (dette kan endres etter at utlegget er lagret/opprettet).
- Kontroller kontonummer og dato: Sjekk at kontonummeret under «Utbetales til bankkonto» stemmer overens med din konto. Juster «Dato for utlegg» slik at den matcher datoen som står på kvitteringen din.
💡 Tips: Oppfordre alle til å lagre kontonummeret sitt under "Min profil" i portalen. Da fylles det ut automatisk for egne utlegg, og gjør det superenkelt å opprette utlegg på vegne av andre via "Endre mottaker" - uten å måtte spørre om kontonummeret deres først! - Last opp kvitteringen (Bilag): Dette er det viktigste steget! Klikk på knappen «+ Legg til bilag» for å laste opp et bilde eller en PDF av den spesifiserte kvitteringen fra kjøpet.
Har du lagt ut for flere ting? Ikke noe problem! Du kan trykke på knappen flere ganger for å laste opp flere bilag med forskjellige beløp i den samme registreringen. (Husk at uten gyldig kvittering kan ikke utlegget godkjennes). - Når alle obligatoriske felt (markert med *) er fylt ut og kvitteringen er lagt ved, klikker du på den blå «Lagre»-knappen nederst til venstre.