Veileder for modultilgang og tilgangsroller

Modultilgang basert på rolle

Som administrator kan du styre hvilke moduler de ulike rollene (Admin, Manager og Medlem) skal ha tilgang til. Dette gjøres enkelt via innstillingene i portalen.

Selve tilgangsrollene (hvem som er Admin, Manager osv.) endrer du via medlemmets profil. Denne finner du ved å trykke på det aktuelle medlemmet i medlemslisten under Medlemmer-modulen. Se veileder for endring av tilgangsroller.

Slik endrer du modultilgangen:

1. Gå til Innstillinger i hovedmenyen til venstre og velg fanen Medlemmer øverst på siden.
   
   

2. Bla ned til seksjonen som heter Modultilgang basert på rolle.
   
   
   

3. I oversikten ser du en matrise med alle moduler og de tre rollene. Trykk på ikonet ut for den aktuelle modulen og rollen for å endre tilgangen.
   
   
   

   Forklaring av symboler:

   • ✅ Grønn hake: Rollen har full tilgang til modulen.

   • ❌ Rødt kryss: Rollen har ikke tilgang til modulen.

   • ✖️ Grått kryss: Tilgangen er låst av systemet og kan ikke endres for denne rollen (f.eks. kan ikke vanlige medlemmer få tilgang til innstillinger).

   Merk: Medlemmer med spesifikke roller og verv vil i noen tilfeller overstyre den generelle blokkeringen som er satt her.

Anbefalt praksis for tilgangsstyring i foreningen

Når du skal sette opp tilganger, er det en god tommelfingerregel å gi folk akkurat nok tilgang til at de får gjort oppgavene sine, men ikke mer. Slik sikrer dere personvernet til medlemmene og unngår at viktige innstillinger endres ved en feiltakelse.

Admin (Administrator)

• Hvem: Bør forbeholdes et absolutt minimum av personer, typisk styreleder, kasserer/økonomiansvarlig og eventuelt en IT-ansvarlig.

• Tilgang: Har automatisk tilgang til alt, inkludert systemets Innstillinger, Regnskap og overordnet Økonomi.

• Tips: Unngå å gi Admin-rollen til hele styret. For mange administratorer øker risikoen for rot i oppsettet.

Manager (Mellomleder / Styremedlem / Trener)

• Hvem: Øvrige styremedlemmer eller tillitsvalgte som har en aktiv rolle i driften.

• Tilgang: Bør ha tilgang til de operative modulene som trengs for å feks. organisere aktivitet. Dette er typisk Medlemmer, Meldinger, Grupper, Årshjul, Møter og Dokumenter.

• Tips: Tenk over om alle Managers trenger tilgang til økonomimodulene. Ofte holder det at de kan se Påmeldinger og Utlegg, mens kasserer (Admin) tar seg av selve regnskapet.

Medlem (Vanlig medlem)

• Hvem: Grunnplanet i foreningen (de som deltar, men ikke administrerer).

• Tilgang: Bør ha et forenklet grensesnitt. Gi tilgang til moduler der de skal utføre handlinger for seg selv, som Oversikt, Kontingent, Påmeldinger, Utlegg og Produkter. De bør også kunne se felles informasjon i Årshjul og Dokumenter (hvis dere legger ut vedtekter eller åpne referater der).

• Tips (Personvern): Vær forsiktig med å gi vanlige medlemmer tilgang til Medlemmer-modulen og Meldinger-modulen hvis det betyr at de kan se alle andre medlemmer og sende ut fellesmeldinger. Av hensyn til personvern (GDPR) bør medlemslister kun være tilgjengelig for de som har et administrativt behov for det.