Når foreningen håndterer personopplysninger, er det viktig å ha et bevisst forhold til hva som registreres, hvem som kan se informasjonen, og hvordan den presenteres. Smartorg gir dere gode verktøy for å finjustere dette.
1. Slik justerer du overordnet sensitivitet og personvern
Dette styrer hvilke felter som kreves ved innmelding, og hva som generelt er synlig i portalen.
Slik gjør du det:
-
Finn seksjonen som heter Sensitivitet og personvern i innstillingene dine.
-
For å beskytte vanlige medlemmers kontaktinfo: Trykk i den øverste avkrysningsboksen for "Skjul navn, epost, tlf og addr for andre medlemmer" slik at den blir markert.
-
For at tillitsvalgte (de med roller/verv) fortsatt skal kunne kontaktes: Sørg for at det er en blå hake i boksene for "Vis telefonnummer for roller/verv i oversikt" og "Vis epost for rolle/verv i oversikt".
-
Vurder hvilke data dere må ha ved registrering: Slå av eller på boksene for "Registrer full adresse, postnr og sted" og "Registrer full fødselsdato" avhengig av foreningens behov.
2. Slik skreddersyr du selve medlemslisten
Dette styrer nøyaktig hvilke kolonner som vises for de personene som faktisk har fått tilgang til å se medlemslisten. Husk at feltene som skjules her, skjules for alle som har tilgang til listen.
Slik gjør du det:
-
Rull ned til seksjonen som heter Kolonner i medlemsliste.
-
Her ser du en rekke elementer (som Mobil, E-post, Adresse, Født) med en bryter ved siden av.
-
For å skjule en kolonne: Trykk på bryteren slik at den blir grå med en horisontal strek i.
-
For å vise en kolonne: Trykk på bryteren slik at den blir blå med en hake i. For best personvern kan du for eksempel la kun "Navn", "Rolle/verv" og "Medlemstype" stå på (være blå), mens du skrur av resten.
3. Slik fjerner du tilgangen til sensitive moduler
Dette er det viktigste grepet for å unngå at alle i foreningen kan se alt. Her bestemmer du hvem som får lov til å åpne de ulike sidene.
Slik gjør du det:
-
Gå til oversikten Modultilgang basert på rolle under innstillinger -> Medlemmer ->"Modultilgang basert på rolle".
-
Finn raden for "Medlemmer". Dette er modulen som inneholder persondatalistene.
-
Se under kolonnen for "Medlem" (som gjelder alle vanlige brukere uten spesielle verv).
-
Hvis det er en grønn hake der, betyr det at alle medlemmer kan gå inn i medlemsmodulen. Trykk på den grønne haken slik at den endres, for å fjerne denne tilgangen for vanlige medlemmer.
